Overslaan en naar de inhoud gaan

Management Assistant Pon IT

Bedrijf: Pon
Richting(en): Management |
Niveau: HBO
Locatie: Almere
Vooraanmelden
Vooraanmelden

Wat ga je doen

As Management Assistant you have a broad function and the full responsibility for the management support of Director Pon IT and Pon IT management team. You align and work closely with the CIO, the management team of Pon IT (Common IT Services) and the IT Leadership Team.  

Context and scope
You are in the lead to take care of secretarial support of Pon IT, the CIO, the Security & Privacy Officer, the Director Data & Analytics and the Lead Architect. You report to the MD Pon IT.  


Your key responsibilities

  • Manage multiple calendars and plan, schedule and coordinate internal and external meetings, presentations and events
  • Prepare and organize MT meetings proactively, take minutes and monitor the actions as agreed
  • Office management tasks
  • Coordinate and schedule meetings of the IT Leadership Team
  • Organize Pon IT events / meetings / hangouts
  • Maintain (confidential) files and/or records
  • Point of contact for facility services
  • Organize and book travel and accommodation for the CIO, Security Officer and Lead Architect and Management team of Pon IT

Wat vragen we van jou

Your KPIs

  • Passion to Perform: proactive and precise
  • Trust to act: dealing with confidential company information and processes
  • Responsible: Working compliantly and securely
  • Make it fun: Organize and participate in the Pon IT organization with energy
  • Customer satisfaction
  • Calendar management and priority setting


Your profile
You are customer focused and have great organizational skills. You are proactive and accurate, you are a multitasker and can handle ambiguity. You have a focus on collaboration with other colleagues and a good relationship with them. You communicate timely, clear and to the point. You have a strong personality and are able to express your own opinion, based on clear argumentation. 

Must haves

  • Bachelor level or equivalent by experience
  • Extensive knowledge and experience with google applications
  • Fluent in Dutch and English (speaking and writing)
  • Excellent communication skills

Nice to have

  • Experience with management support on board level in a big company
  • Worked in an international context before

Wat bieden wij

What do we offer

In addition to a very nice job within a dynamic company, we of course offer you even more:

  • A competitive salary
  • A performance bonus of max 8%
  • A travel card from ‘Shuttel’
  • A cell phone and laptop
  • An ‘individual choice budget’, consisting of: 8% holiday allowance, 13 extra-statutory leave days, € 300 gross employer contribution ONVZ (if applicable) and € 600 gross employer contribution private lease on an annual basis
  • A good pension scheme from Pon
  • The opportunity to influence your working hours, travel time and workplace by means of "Smart Working"
  • The possibility to work on your development through our summer and winter labs, but also through training and following various courses
  • Participation in Pon Fit activities, such as bootcamps, running events, golf clinics, hockey, etc.
  • The possibility to make use of the collective health insurance (ONVZ) (with discount)
  • Staff discount on Pon's own products and services with a maximum of € 500 per year.

Over de organisatie

Audi, Swapfiets, LEASE A BIKE, Gazelle, Check, Volkswagen, Caterpillar and Greenwheels. Indeed, well-known brands. But did you also know that these are a number of brands that belong to Pon? Pon is one of the largest family businesses in the Netherlands and an international trade and service organization in the field of mobility. Worldwide, more than 14,000 colleagues work at Pon in 40 countries. If you choose Pon, you also choose 'the world of Pon' in which passion for our strong brands and entrepreneurship are central. Our tough brands require enterprising people. By this we mean people who have the passion to perform and who strive for results. That is why we offer our people freedom, trust and many responsibilities. People who enjoy working perform better and come up with new ideas. Need more information? Check out our corporate movie and website.

Overige informatie

Application procedure and further information

Do you want to join us? Please send us your cv and motivation letter via our application form.

You will have two or three interviews with colleagues. After the two interviews you will discuss the employment conditions with HR.

Note: Pre-employment screening may be performed.

Andere vacatures

werken bij Pon
Aanmelden tot en met

Junior Projectmanager

Management

Pon - Papendrecht

Als junior Project Manager ga je onder supervisie van ervaren Project Managers werken aan maritieme, industrie en retail

projecten. Denk hierbij aan voortstuwingsinstallaties of energievoorziening aan boord van schepen of stroomopwekking

voor allerlei vermogens vragen. Je bereidt motor technische projecten voor en voert het projectmanagement uit vanaf het

offertestadium tot het inplannen en afleveren van Caterpillar motor installaties op locatie. Gedurende het project monitor

je de voortgang, manage je de klantvragen over het product, applicaties en installaties. Kortom, je gaat veel leren om

uiteindelijk zelfstandig het aanspreekpunt voor onze klanten te zijn die zorg draagt voor de vertaling van de klantbehoefte

naar interne processen, zodat een tijdige oplevering bij onze klant gegarandeerd wordt.

Jouw werkzaamheden bestaan uit:

 

●       Het voorbereiden, uitvoeren en realiseren van diverse projecten betreffende de verkoop van Caterpillar motoren

●       voor de sectoren maritiem, industrie en retail.

●       Het leveren van input voor de afdeling Engineering en het procesmatig aansturen van de afdeling Opbouw.

●       De klant en andere stakeholders, zoals bijvoorbeeld classificatiebureaus tijdig voorzien van de juiste informatie.

●       Het managen van zowel de interne als de externe relaties inzake de planning, schema’s, mechanische tekeningen,

●       klantbezoeken, project besprekingen, afnames en proefvaarten.

●       Na de levering van de motor evalueer je met de klant het proces om de klanttevredenheid te waarborgen en de

●       klantloyaliteit te verhogen.

●       Het verrichten van administratieve werkzaamheden behoren ook tot jouw takenpakket, zoals het aanmelden van

●       het project bij de op te bouwen/samen te bouwen partij, het verzoek indienen tot het bestellen van alle

●       benodigde componenten, het maken van meerwerkopdrachten en het beheren van de crediteuren. Daarnaast

●       rond je het project zowel financieel als technisch af.

 

Je komt te werken op de afdeling Prime Projects in Papendrecht en je legt verantwoording af aan de Manager Prime Operations.

Junior Projectmanager
werken bij Pon
Aanmelden tot en met

Stage (meewerk) Facility Management

Management

Pon - Veldhoven

Ben jij op zoek naar een uitdagende stage? Ben jij de spin in het web om de interne en externe klant optimaal te bedienen?

 

Omschrijving stage

Voor onze vestiging in Veldhoven komen wij graag in contact met enthousiaste studenten voor een uitdagende stage op de afdeling facility management. Het betreft een fulltime meewerkstage vanaf januari/ februari 2022. Je zal met name werkzaam zijn op de vestiging in Veldhoven.

 

Zomaar een werkdag bij

Wanneer jij ’s ochtends jouw computer opstart, begin je met het controleren van je e-mail. Van de facilitair manager heb je de opdracht gekregen een aantal offertes op te vragen bij verschillende leveranciers van kantoorartikelen. Inmiddels heb je wat reacties ontvangen in je mailbox. Je maakt een vergelijking tussen de offertes en brengt een advies uit aan de facilitair manager. Komende week beginnen er een aantal nieuwe medewerkers bij Van den Udenhout en jij zorgt ervoor dat er voor hen een setje sleutels van het pand naar de leidinggevende wordt gestuurd. Binnen Van den Udenhout wordt met veel verschillende leveranciers gewerkt met wie contracten zijn afgesloten. Bewaking van deze contracten behoort ook tot jouw takenpakket en aflopende contracten signaleer je tijdig bij de facilitair manager. Heel de dag ben je druk bezig met het verwerken van e-mail en telefoon, want je collega’s zijn je (interne) klanten. Zijn er voorraden op, moet iets gerepareerd worden op de vestigingen? De aanvragen komen bij jou binnen en jij zet hier de nodige acties op uit. Aan het einde van de middag heb je een overleg staan met de facilitair manager. Jullie zijn bezig met het verbouwingsproject van een vestiging en bespreken de laatste ontwikkelingen.

 

Kortom, een dag vol hectiek en dynamiek en waarbij je een wezenlijk onderdeel vormt van de bedrijfsvoering van een bourgondisch autobedrijf met in totaal ruim 500 medewerkers.

Stage (meewerk) Facility Management
werken bij Pon
Aanmelden tot en met

Stage (meewerk) After Sales – alle vestigingen

Engineering / Techniek, Management, Sales

Pon - 's-Hertogenbosch

Heb jij passie voor auto’s en met name voor de merken Volkswagen, Audi, SEAT en ŠKODA? Ben jij het type persoon die het een uitdaging vindt om efficiency te onderzoeken in processen maar ook in contact te staan met klanten? Vanaf januari 2022 zijn we op zoek naar After Sales stagiaires voor onze verschillende vestigingen.

Stageomschrijving
Je gaat fulltime stage lopen bij de werkplaatsreceptie op een van onze vestigingen. Hier voer je verschillende werkzaamheden uit bij de werkplaatsreceptie en werk je daarnaast aan jouw stageopdracht waarin jij bijvoorbeeld aan de hand van de LEAN-methode onderzoekt hoe het aftersales proces efficiënter en klantvriendelijker geregeld kan worden.

Zomaar een stagedag bij
Wanneer jij ’s ochtends binnenkomt, zie je dat jouw collega’s de nodige voorbereidingen treffen voor alle geplande werkplaatsbezoeken. Je kijkt welke onderhoudswerkzaamheden er gepland staan. Je herkent de eerste klant die staat te wachten. Met een hartelijk welkom en een glimlach neem je de sleutels in ontvangst. Samen met de klant en je collega neem je de klachten en gewenste onderhoudswerkzaamheden door. Na de drukte start je aan je onderzoek. Je gaat een analyse maken met betrekking tot de efficiency van de werkopdrachten in combinatie met de werkzaamheden van de monteurs. Op basis van de LEAN-methode analyseer je de data die je de afgelopen weken hebt verkregen. Jij kijkt welke werkzaamheden zorgen voor een verbetering van het proces en maakt hier een gedegen implementatieplan over en brengt alle verbeterpunten in kaart. 

Aan het einde van de middag komen diverse klanten hun auto ophalen. Samen neem je de werkzaamheden door en vanuit een natuurlijk gastheerschap zorg je ervoor dat de klant naar volle tevredenheid wordt geholpen. De tijd is voorbij gevlogen en het is alweer 17.00 uur. Je rond je taken af, zegt je collega’s gedag en gaat naar huis.

Stage (meewerk) After Sales – alle vestigingen